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成都市双流区人民法院档案管理办法(试行)
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  发布时间:2022-01-24 11:12:02 打印 字号: | |

第一章   

第一条  为加强并规范本院档案管理工作,确保全院各类档案的真实、完整、有效与安全,促进各类档案信息资源的开发利用,根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《人民法院档案工作规定》《成都法院档案工作管理规定(试行)》等,结合本院工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称档案是指本院在审判和其他工作中形成的,对国家、社会和本机关具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同类型各种载体的历史记录。

第三条  法院档案工作是人民法院的一项重要基础性工作,是审判工作不可分割的组成部分。本院应当加强对档案工作的领导,把档案工作列入本院发展规划和工作计划,建立健全档案工作机构,配备必要的人员,加强档案工作经费及设备保障,使档案工作与本院整体工作同步发展。

第四条  在统一领导、分级管理的档案工作原则下,本院档案工作接受上级人民法院和同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条  本院档案管理应按照集中统一管理原则,执行保密、安全制度,确保各类档案和档案信息的完整与完全。

第六条  将档案工作纳入本院目标考评体系。对在档案工作中成绩显著或者在档案研究方面贡献突出的部门或个人,应当给予表彰奖励;对违反有关法律、法规和本办法造成重大损失的,应当视情节、后果给予相应处罚。

 

第二章  组织管理

第七条  本院设立档案室,隶属于综合办公室。

第八条    档案室的职责:

(一)贯彻执行档案工作的法律法规、方针政策、业务规范和技术标准,建立健全档案工作规章制度;

(二)制定并实施档案工作发展规划或计划;

(三)监督和指导本院各部门各类文件的积累和归档工作;

(四)集中统一管理本院各类档案,开发档案资源,提供档案查询利用;

(五)负责本院档案信息化工作和档案网络化服务工作;

(六)监督和指导本院档案工作并接受同级以上档案行政管理部门和上级法院的业务监督、指导和检查;

(七)负责对本院档案工作进行不定期的培训,并对档案管理过程中的突出问题进行通报;

(八)负责开展档案宣传、教育活动。

第九条  根据本院档案工作实际,配备政治可靠、忠于职守、责任心强、大学以上文化程度,具备档案管理、图书情报管理等相关知识背景的人员从事专职档案工作。不具备前述知识背景的档案工作人员,应当经过相关专业知识和技能培训。档案人员应保持相对稳定。

第十条  应当加强档案工作人员的教育培训,不断提高档案工作人员素质。

第十一条  档案工作人员调离岗位、辞职或退休的,应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

 

第三章  基础设施

第十二条  本院应分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房,并根据工作需要设置档案数字化用房、服务器机房等。

第十三条  档案用房应集中布置,自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射,利于档案保护。

第十四条  档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜等档案装具,不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。

第十五条  档案库房应当配备温湿度监测调控系统,不得使用电阻丝加热、电热灿汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的,应当安装恒温恒湿设备,必要时可配备通风换气、空气净化设备。

第十六条  档案库房应当配备消防系统,可以选择采用洁净气体、惰性气体灭火设备,安装甲级防火门,配备火灾自动报警设备。

第十七条  档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、设防栏等设施,可以选择设置智能门禁系统、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。档案整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

第十八条  应当按照档案信息化要求,建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需要的基础设施设备。

 

第四章  管理要求

第一节  一般规定

第十九条  法院档案包括:

(一)诉讼档案;

(二)文书、基建、财会、设备档案;

(三)照片、录音、录像等音像档案;

(四)印章、题词、奖牌、奖杯、证书、公务礼品等实物档案。

前款(一)(二)(三)项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

第二十  本院全部档案构成一个全宗。应当建立并定期完善全宗卷。全宗卷包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容,编制要求按照《全宗卷规范》(DA/T122012)执行。

第二十一条  档案管理应做到收集齐全完整,整理规范有序,保管安全可靠,鉴定准确及时,利用简捷方便,开发实用有效。涉及国家秘密档案的管理应当符合保密管理的相关规定。

 

第二节  形成与收集

第二十二条  本院各部门应在平时工作中及时收集形成的各类归档文件,保证真实、准确、系统和齐全完整,交本部门指定人员保管。

第二十三条  属于归档范围内的各种形式和载体的文件材料,均应在规定期限内向本院档案机构移交归档。任何个人或部门不得据为已有或拒绝归档。

第二十四条  本院应当编制文件材料归档范围和保管期限表以及诉讼档案保管期限表,前者应经同级档案行政管理部门审查同意后施行。会计、基建、音像档案收集范围和档案保管期限从其专门规定。

 

第三节  移交、整理与归档

第二十五条  各类档案应在相应时限内向档案部门进行移交。诉讼档案结案后立即移交归档;文书、音像档案在形成年度后的次年6月底前;会计档案在会计年度终了后2年内;基建档案在工程竣工验收后3个月内。

第二十六条  档案部门应当严格检查验收归档文件,对不符合归档要求的,提出意见,退回归档部门重新整理并限期归档。

第二十七条  经检查合格需接收归档的文件材料应编制归档目录,由接收人和移交人清点核对,并履行签字手续。

第二十八条  对不按要求开展材料归档工作的,档案部门应加以督促和指导,各部门归档情况应及时进行总结和通报。

第二十九条  按照第十九条规定制定档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应,便于统一管理和利用。分类方案一经确定,不得随意改动。

第三十条  档案整理应当遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。诉讼、文书、音像、实物档案一般以件(张)为单位,基建、会计一般以卷为单位进行整理。

第三十一条  整理后的档案材料应按照分类方案进行逐件或逐卷编制档。档号应当指代单一,体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。

第三十二条  归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的,若电子文件已经具备电子签名、电子印章、且电子印章按照规定转换为印章图形的,纸质文件不需再进行实体签名、实体盖章。

 

第四节  保管与保护

第三十三条  档案部门应对接收归档的档案应当分门类装械保管,做到排列有序、标识清晰、便于查找。

同一内容、不同载体的档案应当根据不同的保管要求,分别保管,并相互注明参见号。

第三十四条  制定档案管理应急预案并定期组织演练,以应对突发事件和自然灾害。应将档案管理应急预案应纳入本院总体应急预案。

第三十五条  严格按照国家规定做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。档案库房内不得存放与档案、档案保护无关的物品。

第三十六条  档案人员应当每天监测和记录库房温湿度,根据需要采取措施调节;定期检查维护档案库房设施设备,确保正常运转;定期清扫除尘,保持库房清洁;定期投放药物,防治鼠虫霉患。

第三十七条  档案部门应定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查。应及时对破损或变质档案进行修补、托裱、复制或者作其他技术处理,必要时进行复制备份。检查和处理情况应建立台账进行如实记录。

 

第五节  开发与利用

第三十八条  档案部门应主动推进档案信息开发工作,采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等形式,发挥档案价值。应积极采用数据分析、文本挖掘等新方法,扩展档案开发的力度和深度。

第三十九条  应积极开展档案利用工作,建立档案利用制度,根据档案的内容、密级和利用方式,规定不同的利用权限、范围和审批手续。

非本院在编人员,一律不得调取纸质档案。除诉讼档案外,其余档案一般不提供对外利用,确需利用的,应由档案部门分管院领导审批。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和可能造成不良社会影响、后果的档案,应当严格限制利用范围。

第四十条  档案部门应提高服务意识,借助法院整体工作的发展不断拓宽档案利用服务方式和服务手段。

应当在本院诉讼服务大厅设立档案查询利用接待窗口提供档案查询利用服务。在接待查询过程中,应当优先提供电子档案,在电子档案能够满足利用需求时,一般不再提供纸质档案原件。

第四十一条  借阅法院档案,应当履行完备的借阅手续,并在规定期限内完整归还。对逾期不还的,档案部门应在每月末以通知、通报等方式进行催还,经催还后仍不归还的,由本院纪检监察部门介入核查、进行通报并依法依规处理。。

第四十二条  利用法院档案,不得擅自抄录、复制、拆封、抽取材料、勾画、污损;严禁转借、丢失、泄密。违反者应当追究责任,如有违法违纪行为的,应按照《中华人民共和国刑法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规进行处理。

第四十三条  本院工作人员退休、调离、辞职时,应当经档案部门清查档案归还情况后,方可办理离岗手续。

 

第六节  鉴定、销毁与移交

第四十四条  定期对已达到保管期限的档案进行鉴定。

开展档案鉴定工作时,应当成立档案鉴定工作领导小组和工作小组。鉴定工作领导小组由院领导、综合办公室和有关部门负责人组成。鉴定工作小组由责任心强、相关工作经验丰富的人员和档案工作人员组成,必要时可邀请相关领域专家参与。

第四十五条  鉴定工作结束后,应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案,应当重新划定保管期限并做出标注;对确无保存价值的档案,应当按规定予以销毁。

第四十六条  经鉴定可以销毁的档案,档案鉴定工作组应当制作销毁清册,提出销毁报告,由分管档案工作的院领导、综合办公室负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人签署意见后报院长审批,并报上一级人民法院备案。

第四十七条  销毁档案,应当在指定场所进行。应指定两名以上监销人中,监督销毁档案的全过程,并在销毁清册上签字。销毁清册与销毁报告应当永久保存。

 

第五章  信息化建设

第四十八条  应当不断加强信息化建设,将档案信息化工作纳入本院信息化建设的总体规划。

档案信息化工作应与本院信息化建设协调配合,实现系统互联互通,资源共享共用。

第四十九条  建立档案数字化常态机制,有序开展档案数字化工作;档案数字化应当符合真实性管理要求,数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。

电子档案管理系统应当功能完善、适度前瞻,满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性管理要求。

第五十条  纸质档案数字化按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31)执行,音像档案数字化按照《录音录像档案数字化技术规范》(DA/T62)执行。

第五十一条  积极探索实施纸质档案数字复制件的全文识别,将现有图像数据转化为文本信息,便于检索和开发利用。

第五十二条  配备的网络基础设施、系统硬件、安全保障系统、终端及辅助设备应当满足档案信息化和管理需要且能扩展。应当配备独立的专业服务器和专用存储设备。服务器和存储设备应当满足高效、可用、可扩展等要求。

第五十三条  不得使用电子政务云之外的其他公有云存储管理电子文件、电子档案。

第五十四条  应当制定电子档案备份方案和策略,采用磁带、一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对电子档案离线备份。具备条件的,应当对电子档案进行容灾备份和异地备份。

第五十五条  统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作,采取有效措施严防信息篡改、丢失、外汇。涉密档案进行数字化、涉密电子文件归档与电子档案管理应当严格遵守保密规定。

 

第六章  外包事务管理

第五十六条  引入服务机构应坚持需求导向原则,以业务需求为出发点和着力点;应坚持规范可控原则,对参与范围和过程进行严格、规范管理;应坚持安全底线原则,确保档案实体、档案信息安全。

第五十七条  引入服务机构的档案工作项目包括档案数字化处理、档案材料整理、档案寄存保管等。

第五十八条  在档案外包事务开展过程中应严格执行执行档案服务外包工作规范》《档案数字化外包安全管理规范》等管理规范以及纸质档案数字化规范》《归档文件整理规则等业务规范

第五十九条  引入服务机构开展档案服务外包工作时,应签订正规的档案服务外包合同、保密承诺书明确第三方机构的权责利以及相应的罚则和要求

第六十条  在推进档案服务外包过程中,应严格执行协议各项规定要求加强系统监管。

随时以抽查、巡查方式开展项目内容监管,确保推进质量;定期围绕项目数量、质量、效果开展项目评估,推动科学运转;将外包人员管理纳入人员管理体系,从纪律、作风、效率各方面加以评查

 

第七章 

第六十一条  本办法由成都市双流区人民法院负责解释。

第六十二条  本办法自发布之日起施行。《双流县人民法法院诉讼电子档案管理办法》(成双法发〔2006〕57号)自本办法施行之日起自行废止。

 
责任编辑:综合办公室